Setelah menguasai seni pengaturan meja kantor, mari kita praktekkan.
Seandainya anda benar-benar menbutuhkan meja, anda bisa memulai kembali mengatur meja anda. Bila anda memutuskan untuk mengatur kembali meja anda, tentukan waktu tertentu selama beberapa jam dalam seluruh jadwal anda supaya tidak terganggu. Hari Sabtu merupakan hari yang paling baik untuk penataan tersebut kemudian ikuti prosedur berikut ;
- Ambil keranjang sampah yang besar.
- Ambil semua barang atau dokumen yang ada di atas meja, kemudian kosongkan semua laci. Buang semua hal yang tidak digunakan lagi.
- Buatlah daftar untuk semua barang yang tersisa di atas meja dan susunlah menurut urutan kepentingannya. Pertimbangkan kepentingan masing-masing barang. Tanyakan pada diri anda "Hal terburuk apa yang akan terjadi bila saya membuang barang ini?" Bila jawabannya tidak terlalu buruk, keluarkan dari daftar dan buanglah.
- Pertimbangkan semua barang yang tidak dibuang secara kritis dan letakkan barang-barang yang sangat penting di atas meja. Barang yang tidak segera digunakan hendaknya disimpan di tempat lain, seperti dalam rak buku atau lemari arsip.
- Buatlah sistem kearsipan dengan menggunakan laci yang dalam, dengan sistem pemberian label yahng tersusun dengan baik agar mudah dan cepat diambil kembali saat diperlukan. Tinjaulah semua arsip di meja secara berkala dan simpanlah arsip-arsip yang baru dan penting di atas meja kerja anda tersebut. Lebih dari 90% arsip yang sudah berumur lebih dari 1 tahun hampir tidak pernah dijadikan rujukan lagi.
- Untuk mempermudah proses informasi yang masuk dan keluar, ambilah 2 tempat penumpuk arsip, 1 untuk menyimpan arsip masuk dan 1 lagi untuk menyimpan keluarnya informasi tersebut atau pekjerjaan yang telah selesai anda proses dan siap dikirim. Barang-barang yang masih harus segera diselesaikan atau memerlukan perhatiaan dikemudian hari, dapat ditumpuk diatas laci meja, namun secara teratur harus tetap dimonitor.
No comments:
Post a Comment