Monday, June 8, 2009

Menetapkan Skala Prioritas (Peraturan 80/20)


Bila anda berlatih menentukan tujuan seperti yang digambarkan pada 11 contoh di awal tadi, mungkin anda memporelah sedikit kesulitan karena munculnya sedemikian banyak tujuan. Kenyataannya, mungkin anda mempunyai begitu banyak tujuan untuk dikerjakan atau diselesaikan selama beberapa masa kehidupan. Namun demikian, kenyataan yang ada dan sederhana adalah kita hanya memiliki 1 masa kehidupan. Kini anda dihadapkan untuk menentukan prioritas-prioritas dan menetapkan tujuan yang paling penting. Ini hanya merupakan suatu kegiatan untuk menetapkan pekerjaan mana yang harus didahulukan.

Sistem yang paling sederhana dalam menetapkan prioritas adalah membuat peringkat tujuan sesuai dengan urutan kepentingannya. Seperti pada daftar "apa yang harus dikerjakan" adalah menggunakan metode A, B, C. yaitu ;

(A). Harus dikerjakan
(B). Sebaiknya dikerjakan
(C). Baik untuk dikerjakan

Selanjutnya setiap perangkat tujuan ditetapkan menurut urutannya. Dengan demikian, pekerjaan yang memperoleh prioritas tertinggi diberi label A-1. Pekerjaan yang pertama harus dimulai dengan semua tujuan yang berkode A dan hanya melakukan bagian-bagian C apabila anda telah menyelesaikan seluruh bagian A dan bagian B. Sistem pemberian nomor mungkin adalah yang paling sederhana yang saya pakai. Mungkin orang lain menikmati kreatifitas mereka dengan memberikan warna pada daftar mereka.

Peraturan 80/20, atau Prinsip Pareto (dari nama Vilfredo Pareto, seorang ekonom berkembangsaan Italia dari abad 19), menjelaskan mengapa pengadaan pengaturan terhadap prioritas-prioritas merupakan hal penting untuk menjamin kelancaran efektifitas. Peraturan ini menyatakan bahwa 80% dari suatu kelompok kegiatan biasanya hanya terpusat pada 20% nya saja. 80% dari seluruh panggilan telepon berasal dari 20% pelanggan telepon. 80% makanan yang dipesan dari sebuah restoran berasal dari 20% dari jenis makanan yang ada dalam menu. Peraturan 80/20 ini dapat diterapkan untuk memperlakukan tujuan-tujuan yang telah anda tetapkan.

Secara sederhana dapat dikatakan, bahwa peraturan ini mengandung makna, jika anda dapat bekerja 80% secara efektif maka anda hanya dapat menyelesaikan 20% saja dari keseluruhan tujuan anda. Bila anda memiliki sebuah daftar berisi 10 pekerjaan, maka berarti anda dapat berharap untuk memperoleh efektifitas sebesar 80% dengan hanya berhasil menyelesaikan 2 hal yang paling penting dari daftar anda!!! Apakah ini berita baik?? hal yang harus diingat supaya menjadi efektif, anda harus memusatkan pada hal-hal yang paling penting saja.

No comments:

Post a Comment